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SharePoint – Gestión Documental2017-10-16T14:34:03+00:00

La información es un activo que crece exponencialmente en todo tipo de empresas. Es preciso poder descubrir, encontrar, crear y compartir contenidos para extraerles todo su valor.

La Gestión Documental ya no es un concepto nuevo para las empresas. Se sabe que es un sistema de ahorro de costes, pero en general aún se desconoce todas las ventajas que puede aportar a una organización la implantación de un sistema avanzado de Gestión Documental. La mayoría de las organizaciones de cierto tamaño ya llevan años trabajando en este ámbito y son las de menor tamaño las que ahora están en procesos de modernización de sus sistemas para adaptarse a nuevas normativas (GDPR, entre ellas), optimizar procesos y reducir costes.

Las compañías, una vez son conscientes de las mejoras y ventajas que pueden aportarles estos sistemas, se encuentran con el cambio de “chip” de sustituir su tradicional sistema de manipulación del papel por un moderno sistema de Gestión Documental. Esto sin duda es un hándicap que las empresas deben asumir a nivel organizativo.

Las soluciones actuales permiten leer e identificar documentos en nuestro lugar, extraer los datos más relevantes para su procesamiento, almacenar y catalogar los ficheros automáticamente, lanzar workflows automáticos para aprobación o validación de la documentación, e integrarse con sistemas corporativos como soluciones ERP o CRM. Un sinfín de posibilidades que aportan valor a las soluciones y beneficios a las empresas.

Microsoft SharePoint. ¿Qué me aporta como base para una solución de gestión documental?

  • Gestiona todo el ciclo de vida de los documentos, para publicar, categorizar y encontrar con facilidad toda la información empresarial
  • Permite aplicar reglas de negocio, flujos de trabajo y parametrización ad-hoc para las necesidades de cada área, departamento o solución
  • Su gestión mediante carpetas (uso tradicional de ficheros y documentos) supone una enorme facilidad para la adopción de los usuarios
  • Dispone de una potente gestión de la seguridad basada en roles
  • Facilita el envío de alertas personalizadas a nivel de biblioteca o documento
  • Los documentos de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) comparten directamente la indexación de la biblioteca documental
  • Se pueden crear, modificar y versionar documentos en línea, sincronizándose con Microsoft Office
  • Cuenta con un sistema de búsquedas potente y eficaz, y los resultados estarán protegidos por la seguridad que se establezca
  • Dispone de funciones de socialización, para seguimiento, valoración, etiquetado, comentarios o compartir contenido

Office SharePoint: Las ventajas de la nube para la gestión de documentos

El Cloud Computing es el presente y el futuro. Aporta muchos beneficios a las compañías, no sólo en el ámbito de la Gestión Documental, sino en todo lo relacionado con las comunicaciones, almacenamiento, hosting, etc. La nube ofrece soluciones completamente flexibles que se adaptan a prácticamente cualquier entorno y necesidad, reducen las inversiones iniciales que en muchos casos son imprescindibles para poner en marcha cualquier nuevo sistema y tecnologías como SharePoint de Microsoft ofrecen altos niveles de seguridad y fiabilidad.

SharePoint Online (la versión SharePoint cloud) permite contratar la capacidad que se requiera en cada organización en un modelo de pago por uso, siendo posible ampliarla de manera sencilla según se vaya necesitando y siempre disponible mediante las actuales conexiones de alta velocidad para llegar de manera remota a la documentación desde cualquier dispositivo.

Si deseas conocer con mayor profundidad las posibilidades de SharePoint (ampliable mediante los SharePoint Services y su capacidad de integración), contacta con nosotros sin ningún compromiso. Basándonos en su tecnología, podremos construirte a tu medida el sistema de “trabajo sin papeles” que tu organización necesita.